Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit einem Online-Meeting, Webinar oder Online-Schulung (nachfolgend: Online-Veranstaltung)

Stand 17.12.2021

Diese Informationen dienen der Transparenz sowie der Ausübung Ihrer Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf Sie als eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz der Bundesrepublik Deutschland.

1. Verantwortlicher (Art. 13/14 Abs. 1 a) DSGVO)

Die Verantwortung für die Verarbeitung trägt der jeweilige Organisator der Online-Veranstaltung. Die Kontaktdaten der Verantwortlichen sind auf den jeweiligen Internetauftritten aufgeführt.
Die nachfolgenden Informationen gelten für alle Gesellschaften die durch die GELSENWASSER AG dienstleistend betreut werden.

• GELSENWASSER AG
• GELSENWASSER Energienetze GmbH
• Chemiepark Bitterfeld-Wolfen GmbH
• Erenja AG & Co. KG
• AWS GmbH
• Wasserversorgung Beckum GmbH
• Stadtwerke Holzminden GmbH
• Weserstadtwerke-Service GmbH
• Gas- und Wasserversorgung Höxter GmbH
• Wassergewinnung Essen GmbH

2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten (Art. 13/14 Abs. 1 b) DSGVO)

Unsere Datenschutzbeauftragte und ihr Team beantworten Ihnen gerne alle Fragen zum Datenschutz.
Sabine Bohlenz
Willy-Brandt-Allee 26
45891 Gelsenkirchen
Telefon: 0209 708-788
E-Mail: datenschutz (at) gelsenwasser.de

Alle Anfragen zur Wassergewinnung Essen GmbH senden Sie bitte an datenschutz (at) wg-essen.de.

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen (Art. 13/14 Abs. 1 c) DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken und auf der Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Ihre Daten werden verarbeitet, um die jeweilige Veranstaltung organisieren und durchführen zu können. Wir nutzen „Microsoft Teams“ (MS Teams) um Online-Veranstaltungen durchzuführen.
• Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihnen Zugriff auf die jeweiligen Kanäle und Teams zu gewähren.
• Wenn wir Online-Veranstaltungen aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Voraus transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.
• Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

• Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von MS Teams personenbezogene Daten nicht für die Durchführung der Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von MS Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse) die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Veranstaltungen.
• Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahme), soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
• Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse). Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Veranstaltungen“.
• Bei einer Aufzeichnung ist die Rechtmäßigkeit von einer Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO abgedeckt.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional),
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Browser-/Geräte-/Hardware-Informationen
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einer Online-Veranstaltung die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online-Veranstaltung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

4. Empfänger und Kategorien von Empfängern (Art. 13/14 Abs. 1 e) DSGVO)

Ihre personenbezogenen Daten werden ggf. an den mit der Organisation und Durchführung einer Veranstaltung beauftragten Dienstleister übermittelt. Bei der Beauftragung von Dienstleistungen beachten wir die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere zur sog. Auftragsverarbeitung.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Veranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Veranstaltungen wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Die Anbieter der Tools erhalten notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unserer Auftragsverarbeitungsverträge mit den Anbietern/Dienstleistern vorgesehen ist.

5. Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation (Art. 13/14 Abs. 1 f) DSGVO)

MS Teams ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Die USA werden vom Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt. Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken verarbeitet werden können.

6. Dauer der Speicherung und Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer (Art. 13/14 Abs. 2 a) DSGVO)

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten zu den in Ziff. 3 angegebenen Zwecken. Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ferner werden Ihre Daten zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

• Daten und Dokumente werden 30 Tage nachdem der Teams-Kanal gelöscht wird, automatisch gelöscht.
• Daten des Benutzers werden nach Löschung des Users 30 Tage aufbewahrt und danach endgültig gelöscht.
• Für Chats und Kanalnachrichten ist keine automatisierte Löschung vorgegeben. 

7. Rechte der betroffenen Personen (Art. 13 Abs. 2 b)/Art. 14 Abs. 2 c) DSGVO)

Als betroffene Person haben Sie die folgenden Rechte gem. Art. 15 bis 22 DS-GVO:

• Recht auf Auskunft zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (vgl. Art. 15 DSGVO),

• Recht auf Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung auf Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten (vgl. Art. 16 DSGVO),

• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) personenbezogener Daten, insbesondere wenn die Daten für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder Sie eine Einwilligung widerrufen haben (vgl. Art. 17 DSGVO),

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen (vgl. Art. 18 DSGVO),

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und die Verarbeitung mit-hilfe automatisierter Verfahren erfolgt,

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere bei einer Verarbeitung zur Betreibung von Direktwerbung (Art. 21 DSGVO),

• Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling (Art.  22 DSGVO): Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich ist, aufgrund von gesetzlichen Vorschriften zulässig ist und diese Vorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

8. Widerruf von Einwilligungen (Art. 13 Abs. 2 c)/Art. 14 Abs. 2 d) DSGVO)

Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen.

9. Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d)/Art. 14 Abs. 2 e) DSGVO)

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle (at) ldi.nrw.de

10. Gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e) DSGVO)

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist regelmäßig für die Anbahnung, den Abschluss, die Abwicklung und Rückabwicklung eines Vertrages erforderlich. Für den Fall, dass Sie die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, sind uns ein Abschluss und eine Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen nicht möglich.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling (Art. 13 Abs. 2 f)/Art. 14 Abs. 2 g) DSGVO)

Um eine Entscheidung über den Abschluss oder die Beendigung eines Vertrages treffen zu können, fragen wir sog. Scoring-Werte bei Dienstleistern ab. Bei Scoring-Werten handelt es sich um statistische Einschätzungen zu Ihrem zukünftigen Zahlungsverhalten.

12. Kategorien personenbezogener Daten, die im Rahmen einer Dritterhe-bung verarbeitet werden und Quellen (Art. 14 Abs. 1 d), Abs. 2 f) DSGVO)

Wir erheben personenbezogene Daten der Kategorie Bonitätsdaten bei Dienstleistern für Wirtschaftsinformationen. Weiterhin erhalten wir Adressdaten z. B. im Rahmen der Anbahnung und des Abschlusses von Verträgen.
Adressdaten erhalten wir aus öffentlich zugänglichen Quellen, von Adressdienstleistern, Marktteilnehmern oder Vertragspartnern.
 

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